Teori pengembangan sumber daya manusia

Pendahuluan

Secara sederhana organisasi adalah komunitas yang terdiri dari sekelompok oarang yang mempunyai tujuan yang sama, yang dapat dicapai secara bersama, dimana dalam mencapai suatu tujuan tersebut terdapat pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab bagi tiap-tiap personal yang terlibat didalamnya untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi biasanya berada dalam suatu lingkungan yang dinamis dengan sumberdaya terbatas, serta kondisi lingkungan yang berubah-ubah sesuai dengan perkembangan zaman, dimana perubahan tersebut akan memepengaruhi efektivitas organisasi. Dalam lingkungan demikian organisasi harus tanggap dan pandai mengantisipasi perubahan agar organisasi tersebut tetap dapat mempertahankan keberadaannya (exist) dan dapat berfungsi (functional). Agar organisasi dapat mempertahankan keberadaannya dan dapat berfungsi, maka organisasi itu haruslah efektif.

Untuk dapat menilai apakah suatu organisasi itu efektif atau tidak, ada banyak pendapat yang antara lain mengatakan bahwa kefektifan suatu organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh apakah tujuan organisasi itu tercapai dengan baik atau sebaliknya. Teori yang paling sederhana ialah teori yang berpendapat bahwa efektivitas organisasi sama dengan prestasi organisasi secara keseluruhan, pandangan yang juga penting adalah teori yang menghubungkan tingkat kepuasan para anggotanya. Menurut teori ini sesuatu organisasi dikatakan efektif bila para anggotanya merasa puas. Akhir-akhir ini berkembang suatu teori atau pandangan yang lebih komprehensif dan paling umum dipergunakan dalam membahas persoalan efektivitas organisasi adalah kriteria flexibility, productivity dan satisfaction.

Dengan melihat organisasi sebagi sistem, usaha membahas efektivitas organisasi secara lebih komprehensif menjadi lebih mungkin. Memang dalam kenyataan sangatlah sulit melihat atau mempersamakan efektivitas organisasi dengan tingkat keberhasilan dalam pencapaian tujuan. Hal ini disebabkan selain karena selalu ada penyesuaian dalam target yang akan dicapai, juga dalam proses pencapaiannya sering sekali ada tekanan dari keadaan sekeliling. Kenyataan tersebut selanjutnya menyebabkan bahwa jarang sekali target dapat tercapai secara keseluruhan. Adam I. Indrawijaya. (2000:227). 

Efektivitas adalah hubungan antara output dan tujuan. Dalam artian efektivitas merupakan ukuran seberapa jauh tingkat output, kebijakan dan prosedur dari organisasi mencapai tujuan yang ditetapkan. Dalam pengertian teoritis atau praktis, tidak ada persetujuan yang universal mengenai apa yang dimaksud dengan “Efektivitas”. Bagaimanapun definisi efektivitas berkaitan dengan pendekatan umum. Bila ditelusuri efektifitas berasal dari kata dasar efektif yang artinya:

• Ada efeknya (pengaruhnya, akibatnya, kesannya) seperti: manjur; mujarab; mempan
• Penggunaan metode/cara, sarana/alat dalam melaksanakan aktivitas sehingga berhasil guna (mencapai hasil yang optimal)

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1993:250) Efektivitas diartikan sebagai sesuatu yang ada efeknya (akibatnya,pengaruhnya), dapat membawa hasil, berhasil guna (tindakan) serta dapat pula berarti mulai berlaku (tentang undang-undang/peraturan). Menurut Gibson et. Al (1996:30) pengertian efektivitas adalah : Penilaian yang dibuat sehubungan dengan prestasi individu, kelompok, dan organisasi. Makin dekat prestasi mereka terhadap prestasi yang diharapkan (standar), maka makin lebih efektif dalam menilai mereka.

Dari pengertian tersebut di atas dari sudut pandang bidang perilaku keorganisasian maka dapat diidentifikasikan tiga tingkatan analisis yaitu: (1) individu,   (2) kelompok, (3) organisasi. Ketiga tingkatan analisis tersebut sejalan dengan ketiga tingkatan tanggung jawab manajerial yaitu bahwa para manajer bertanggung jawab atas efektivitas individu, kelompok dan organisasi.

Pencapaian hasil (efektivitas) yang dilakukan oleh suatu organisasi menurut  Jones (1994) terdiri dari tiga tahap, yakni input, conversion, dan output atau masukan, perubahan dan hasil. Input meliputi semua sumber daya yang dimiliki, informasi dan pengetahuan, bahan-bahan mentah serta modal. Dalam tahap input, tingkat efisiensi sumber daya yang dimiliki sangat menentukan kemampuan yang dimiliki. Tahap conversion ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk memanfaatkan sumber daya yang dimiliki, manajemen dan penggunaan teknologi agar dapat menghasilkan nilai. Dalam tahap ini, tingkat keahlian SDM dan daya tanggap organisasi terhadap perubahan lingkungan sangat menentukan tingkat produktifitasnya.

Sedangkan dalam tahap output, pelayanan yang diberikan merupakan hasil dari penggunaan teknologi dan keahlian SDM. Organisasi yang dapat memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya secara efisien dapat meningkatkan kemampuannya untuk meningkatkan pelayanan dengan memuaskan kebutuhan pelanggan.

Keunggulan kompetitif suatu organisasi menurut Jones, sangat tergantung dari tingkat kompleksitas yang dimilikinya, yakni sejauh mana kemampuannya untuk mencapai hasil atau value creation. Kemampuan tersebut meliputi manufacturing (pada perusahaan). Kemampuan penelitian dan pengembangan serta perancangan organisasi (organizational design).

Apabila kemampuan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal dan dikembangkan secara gradual, maka organisasi itu dapat mengungguli saingan-saingannya dan memberikan pelayanan yang lebih baik. Keahlian yang dimiliki oleh SDM, penggunaan teknologi yang semakin canggih serta kemampuan manajemen yang sangat profesional akan menentukan tingkat efektivitas organisasi. Berdasarkan pendapat Steers (1985:1), batu uji yang sebenarnya untuk manajemen yang baik adalah kemampuan mengorganisasi dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dalam tugas untuk mencapai dan memelihara suatu tingkat operasi yang efektif.  Kata kunci pengertian ini adalah pada kata efektif karena pada akhirnya keberhasilan kepemimpinan dan organisasi diukur dengan konsep efektivitas itu.

Menurut Jones (1994), pemahaman para manajer mengenai efektivitas organisasi sangat mempengaruhi kemampuannya guna memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai hasil (value creation). Semakin produktif dan efisien suatu organisasi dapat memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya maka semakin tinggi value creation yang dicapainya. Jones juga mengemukakan bahwa control (pengendalian), innovation (penemuan) dan efficiency merupakan 3 penekanan dalam top management yang akan menentukan efektivitas organisasi. Pertama, Control atau pengendalian merupakan kemampuan suatu organisasi untuk mengendalikan lingkungan eksternal sekaligus untuk menarik sumber daya dan pelanggannya. Lingkungan eksternal merupakan suatu hal yang dinamis, yakni selalu mengalami perubahan dimana organisasi harus menanggapi dan menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan tersebut.

Kemampuan suatu organisasi untuk memanfaatkan lingkungannya dengan menggunakan dan melindungi sumber dayanya secara optimal menunjukkan kemampuannya untuk mengendalikan lingkungan eksternalnya. Kedua, Innovation merupakan pengembangan dan peningkatan keahlian suatu organisasi untuk menemukan cara-cara dan hasil baru dalam proses pelayanan. Innovation juga berarti penerimaan atau pembentukan nilai-nilai baru yang lebih konstruktif agar suatu organisasi dapat meningkatkan kemampuannya untuk menanggapi, menyesuaikan diri dan meningkatkan mekanisme kerjanya.

Ketiga, Efficiency merupakan rasio antara output dan input, yakni penerapan cara-cara baru untuk meningkatkan produktifitas. Kemampuan teknis dari suatu organisasi, yakni tingkat produktivitas dan efisiensi (rasio output dan input) dari sumber daya yang dimiliki. Baik mutu SDM, teknologi yang dimilikinya dan manajemen akan menentukan output yang dihasilkannya.

Berdasarkan pendapat Steers (1985:4), organisasi merupakan suatu kesatuan yang kompleks yang berusaha untuk mengalokasikan sumber dayanya secara rasional demi tercapainya tujuan. Dalam meneliti efektivitas suatu organisasi sumber daya manusia dan perilaku manusia muncul sebagai pusat perhatian dan usaha-usaha untuk meningkatkan efektivitas harus selalu dimulai dengan meneliti perilaku di tempat kerja. Pengertian efektivitas organisasi menurut Steers dapat dijelaskan dengan memahami 3 konsep yang saling berhubungan, yaitu optimisasi tujuan, sistematika dan tekanan pada segi perilaku manusia dalam susunan organisasi.

Pertama, dalam optimisasi tujuan, keberhasilan yang tercapai oleh suatu organisasi tergantung dari kemampuannya untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber dayanya yang langka dan berharga secara sepandai mungkin dalam usahanya mengejar tujuan operasi dan kegiatannya. Dalam hal ini, organisasi harus mengatasi hambatan-hambatan yang dapat menghalangi tercapainya tujuan dan mencari alternatif terbaik guna mencapai tujuan organisasi secara optimal.

Kedua, Dalam perspektif sistem, organisasi terdiri dari berbagai unsur yang saling mendukung dan saling melengkapi. Unsur-unsur tersebut sangat berpengaruh terhadap proses pencapaian tujuan suatu organisasi. Ketiga,Dalam perilaku manusia, tingkah laku individu dan kelompok, menentukan kelancaran tercapainya tujuan suatu organisasi.

Pencapaian efektivitas organisasi meliputi 3 perspektif yang saling berhubungan antara unsur-unsur utama dari sistem organisasi dan bagaimana unsur-unsur tersebut saling mempengaruhi untuk mempermudah atau menghambat pencapaian tujuan organisasi. Konsep efektivitas yang dikemukakan para ahli organisasi dan manajemen memiliki makna yang berbeda, tergantung pada kerangka acuan yang dipergunakan.

Stoner (1982:27) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Sharma (1982:314) memberikan kriteria atau ukuran efektivitas organisasi yaitu yang menyangkut faktor internal organisasi dan faktor lingkungan organisasi itu berada (eksternal) yaitu :

• Produktivitas organisasi/out put
• Fleksibilitas organisasi dan bentuk keberhasilannya menyusuaikan diri dengan perubahan-perubahan didalam dan diluar organisasi
• Tidak adanya ketegangan didalam organisasi/hambatan-hambatan konflik diantara bagian-bagian organisasi.

Istilah efektivitas sangat variatif dimana penjelasannya menyangkut berbagai dimensi yang memusatkan perhatian kepada berbagai kriteria evaluasi. Selanjutnya, pengukurannya relatif beraneka ragam dimana kriteria yang berbeda dilakukan secara serempak. Efektivitas adalah ukuran berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Apabila suatu organisasi berhasil mencapai tujuan, maka organisasi tersebut telah berjalan dengan efektif. Hal terpenting yang perlu dicatat adalah bahwa efektivitas tidak menyatakan apa-apa tentang berapa besar biaya yang telah dikeluarkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Tolok ukur yang dapat menilai tingkat efektivitas suatu organisasi sangat banyak. Pengukuran tersebut dapat menggambarkan dan mempelajari secara lengkap unsur-unsur pokok yang berkaitan dengan pembinaan efektivitas suatu organisasi dan sifat dari tolok ukur tersebut.

Pendapat Emitai Etzioni yang dikutip Adam I. Indrawijaya (2000:227) mengemukakan pendekatan pengukuran efektivitas organisasi yang disebutnya SYSTEM MODEL, mencakup empat kriteria, yaitu adaptasi, integrasi, motivasi, dan produksi. Pertama, Pada kriteria adaptasi dipersoalkan kemampuan suatu organisasi untuk menyusuaikan diri dengan lingkungannya. Kedua, adalah integrasi, yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya.

Kriteria ketiga adalah motivasi anggota, Dalam kriteria ini dilakukan pengukuran mengenai keterikatan dan hubungan antara pelaku organisasi dengan organisasinya dan kelengkapan sarana bagi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi. Kriteria keempat adalah produksi, yaitu usaha pengukuran efektivitas organisasi dihubungkan dengan jumlah dan mutu keluaran organisasi serta intensitas kegiatan suatu organisasi.

Pendapat lain juga penting untuk diperhatikan ialah teori yang menghubungkan pengertian efektivitas organisasi dengan tingkat kepuasan para anggotanya. Menurut pandangan teori ini, sesuatu organisasi dikatakan efektif bila para anggotanya merasa puas. Pandangan ini merupakan kelanjutan pandangan penganut paham hubungan antar manusia, yang menempatkan kepuasan anggota sebagai inti persoalan organisasi dan manajemen. Johny setyawan (1988:56) efektivitas (hasil guna) dapat dipahami sebagai derajad keberhasilan suatu organisasi (sampai seberapa jauh suatu organisasi dapat dinyatakan berhasil) dalam usahanya untuk mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut.

Definisi ini menyatakan bahwa efektivitas dimaksudkan sebagai tingkat seberapa jauh suatu sistem sosial mencapai tujuannya. Efektivitas harus dibedakan dengan pengertian efisiensi. Efisiensi terutama mengandung pengertian perbandingan antara biaya dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan pencapaian suatu tujuan. Becker dan Nuehauser (1975:44) menggunakan istilah efisiensi organisasi (organizational effciency) yang menunjukkan cara dalam mana sumber-sumber daya (resources) dari suatu organisasi disusun.

Dari berbagai pendapat diatas ternyata semuanya hanya menunjukkan pada pencapaian organisasi, sedangkan bagaimana cara membahasnya tidak dibahas. Terdapat beberapa yang mengarah pada bagaimana mencapai tingkat efektivitas, salah satunya adalah pendapat Argyris (1968:312) Efektivitas organisasi adalah keseimbangan atau pendekatan secara optimal pada pencapaian tujuan, kemampuan pemecahan dan pemanfaatan tenaga manusia.

Sedangkan Georgepoulos dan Tannenbaum (1969:82) berpendapat lebih lanjut bahwa efektivitas organisasi adalah tingkat sejauh mana suatu organisasi yang merupakan sistem sosial, dengan segala sumber daya dan sarana tertentu yang tersedia memenuhi tujuan-tujuannya tanpa pemborosan dengan menghindari ketegangan yang tidak perlu diantara anggota-anggotanya. Kriteria penting yang digunakan untuk menilai efektivitas organisasi adalah performance “performance is primary criterian for judging organization “ Interplan (1969:15).

Dalam hal ini performance berkenaan dengan kegiatan-kegiatan, seperti yang dinyatakan oleh interplan (1969:15). Pandangan lainnya sebagai hasil penelitian, dikemukakan oleh Georgepoulus dan Tannenbaum yang dikutip oleh Adam I.Indrawijaya (2000:22) dikatakan bahwa, Suatu pendekatan yang dapat lebih dipertanggung jawabkan, sebagaimana yang diajukan oleh para peneliti, adalah suatu cara pengukuran efektivitas yang mempergunakan beberapa unsur yang biasa terdapat dalam kehidupan organisasi yang berhasil.

Hasil studi menunjukkan adanya penggunaan 3 unsur, yaitu produktivitas (efisiensi dalam arti ekonomi), tekanan-stress (dibuktikan dengan tingkat ketegangan dan konflik), dan fleksibilitas (atau kemampuan untuk menyusuaikan diri dengan perubahan intern dan ekstern).

Sedangkan menurut pendapat Duncan yang dikutip Adam I.Indrawijaya (2000:229), yang dikenal dengan “Multiple Factor Model” mengatakan bahwa pengukuran efektivitas organisasi sesungguhnya harus  mencakup berbagai kriteria, seperti : efisiensi, kemampuan menyusuaikan diri dengan tuntutan perubahan adaptasi, integrasi, motivasi dan produksi.

Disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas organisasi menunjukkan pada tingkat seberapa jauh organisasi melaksanakan kegiatan/fungsi-fungsi, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada. Dengan demikian berbicara mengenai efektivitas organisasi ada dua aspek didalamnya yaitu : 1). Tujuan organisasi dan 2).Pelaksanaan fungsi/cara/alat untuk mencapai tujuan tersebut. Georgepoulus dan Tannenbaum (1969:82) memberikan kriteria ukuran efektivitas organisasi yaitu yang menyangkut faktor intern organisasi dan faktor lingkungan organisasi yang mana organisasi itu berada (faktor eksternal). Kriteria tersebut adalah :

• Produktivitas organisasi (output);
• Fleksibilitas organisasi dalam bentuk keberhasilannya menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan didalam organisasi dan keberhasilan menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang diajukan dari luar;
• Tidak adanya ketegangan didalam organisasi atau hambatan-hambatan konflik diantara bagian-bagian organisasi.

Kimberly (1976:571-597) mengoperasionalkan luas (size) organisasi sebagai kemampuan fisik, banyaknya anggota organisasi, volume dari pekerjaan yang dihadapi dan banyaknya sumber daya yang tersedia yang dapat dipergunakan secara leluasa dan kelompok-kelompok atau organisasi. Kekuasaan (power), pengaruh (influence), produksi, motivasi, kepuasan, (satisfaction), pengambilan keputusan dan kepemimpinan (leadership) adalah contoh dari ciri-ciri perilaku karena termasuk tidakan manusia.

Kebjaksanaan-kebijaksanaan (policies), tujuan (goals), prosedur dan peraturan yang berlaku dalam mengelola organisasi untuk mengontrol diskripsi dan ciri-ciri perilaku baik dari dalam maupun dari luar organisasi disebut struktur-struktur organisasi. Beberapa contoh seperti : hirarki kekuasaan, prosedure, produksi dan sosialisasi. Peraturan-peraturan dan sistem pemberian imbalan dapat disebut sebagai struktur organisasi.

Lawless (1972:397-398) faktor eksternal digolongkan kedalam perorangan (individual), kelompok (group) dan faktor-faktor organisasi (organizational factors), sedangkan faktor intern dari organisasi lain dan macro sistem yang mempengaruhi organisasi yang bersangkutan disebut sebagai faktor-faktor eksternal.

Individu, kelompok dan organisasi dalam arti luas (internal dan eksternal) memiliki diskriptif (descriptive) dan ciri-ciri prilaku (behavioral characteristics). Ciri prilaku dan proses (processes)adalah  pengertian/pengenalan (cognitive), semangat (psychomotoric) dan kecenderungan tindakan (effective action) dari anggota-anggota organisasi sebagai perorangan, sebagai kelompok dan sebagai organisasi.

Teori dasar pengembangan sumber daya manusia

Pengembangan sumber daya manusia merupakan keharusan mutlak bagi suatu organisasi dalam menghadapi tuntutan tugas sekarang maupun dan terutama untuk menjawab tantangan masa depan (Siagian, 1996:182). Kondisi “conditio sine quanon” ini dapat dikategorikan sebagai bentuk investasi yaitu human investasi. Aspek pengembangan sumber daya manusia menjadi bagian penting dalam suatu organisasi dalam upaya mengelola sumber daya manusia secara keseluruhan. Pada hakekatnya, pengembangan sumber daya manusia mempunyai cakupan luas yang bertujuan meningkatkan potensi yang dimiliki oleh sumber daya manusia, sebagai upaya meningkatkan profesionalisme dalam organisasi (Wayne dan Awad, 1981:29). Pengembangan sumber daya manusia yang terarah dan terencana disertai pengelolaan yang baik akan dapat menghemat sumber daya lainnya atau setidak-tidaknya pengolahan dan pemakaian sumber daya organisasi dapat secara berdaya guna dan berhasil guna.

Ada dua tujuan utama dalam hal pengembangan kualitas sumber daya manusia, pertama, pengembangan dilakukan untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan. Kedua, program tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran-sasaran kerja yang ditetapkan. (Handoko, 1998: 103). Upaya pencapaian tujuan tersebut tentunya harus ditempuh melalui suatu proses tahapan panjang yang dimulai dari perencanaan sampai dengan pengelolaan dan pemeliharaan potensi sumber daya manusia. Karena secara makro Pengembangan sumber daya manusia (human resourses development) merupakan suatu proses peningkatan kualitas atau kemampuan manusia, yaitu mencakup perencanaan, pengembangan dan pengelolaan sumber daya manusia (Notoatmodjo, 1998:2-3). Dalam hal ini pengembangan sumber daya manusia mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam upaya memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian, sehingga dapat memegang tanggungjawab dimasa yang akan datang (Handoko, 1998 : 104).

Pada sisi lain pengembangan sumber daya manusia tidak hanya sebatas menyangkut internal sumber daya manusia sendiri (yaitu antara lain pengetahuan, kemampuan, sikap, tanggung jawab) namun juga terkait dengan kondisi eksternal, seperti lingkungan organisasi dan masyarakat. Hal ini tercermin dari tuntutan pengembangan sumber daya manusia sendiri yang pada dasarnya timbul karena pertimbangan (Siagian, 1996:199):

• Pengetahuan karyawan yang perlu pemutakhiran,
• Masyarakat yang selalu berkembang dinamis dengan mengalami pergeseran nilai-nilai tertentu,
• Persamaan hak memperoleh pekerjaan,
• Kemungkinan perpindahan pegawai yang merupakan kenyataan dalam kehidupan organisasional.

Berbagai tuntutan tersebut secara bersamaan saling mempengaruhi pelaksanaan dan arah pengembangan sumber daya manusia, baik menyangkut internal manusianya maupun lingkungan eksternal. Pada bagian lain dalam skup organisasi, faktor yang mempengaruhi pengembangan sumber daya manusia ini dapat dibagi kedalam faktor internal yaitu mencakup keseluruhan kehidupan yang dapat dikendalikan organisasi, meliputi (Notoatmodjo,1998 : 8-10):

Faktor internal organisasi

• Misi dan tujuan organisasi,
• Strategi pencapaian tujuan, Sifat dan jenis pekerjaan dan
• Jenis teknologi yang digunakan.

Faktor eksternal organisasi, yang meliputi :

• Kebijaksanaan pemerintah,
• Sosio budaya masyarakat,
• Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Secara khusus dalam pengembangan sumber daya manusia yang menyangkut peningkatan segala potensi internal kemampuan diri manusia ini adalah didasarkan fakta bahwa seseorang karyawan akan membutuhkan serangkaian pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang berkembang untuk bekerja dengan baik dalam suksesi posisi yang ditemui selama karier. Dalam hal ini merupakan persiapan karier jangka panjang seseorang.  (Simamora, 1995:287). Sehingga cakupan pengembangan sumber daya manusia selanjutnya adalah terkait dengan sistem karier yang diterapkan oleh organisasi dan bagaimana sumber daya manusia yang ada dapat mengakses sistem yang ada dalam rangka mendukung harapan-harapan kerjanya (Simamora, 1995:323)

Referensi: